Под электронным документооборотом следует понимать управление документами в цифровой форме. Программное обеспечение СЭД позволяет улучшить работу с документами. Такие программы, как система электронного документооборота позволяют одновременно архивировать, создавать документы или работать с ними.
У систем электронного документооборота есть как сторонники, так и твердые противники. Ниже представлены наиболее частые сомнения.
Электронный документооборот: это сложно?
Одним из наиболее частых обвинений в адрес систем СЭД является их сложность. Внедрите эти программы на предприятии и обеспечьте их интеграцию с другим программным обеспечением. Вы также должны принять во внимание обучение сотрудников их использованию.
Хотя этот аргумент был значимым 15 лет назад, он больше не соответствует действительности. В настоящее время большая часть программного обеспечения для электронного документооборота подготовлена таким образом, чтобы пользователи могли свободно ими пользоваться. При разработке программного обеспечения также уделяется большое внимание обеспечению максимальной совместимости с наиболее распространенными операционными системами.
Электронный документооборот: потребуются ли рабочие места?
Другое возражение состоит в том, что программы электронного управления записями займут рабочие места. Это возражение появляется не только в этом контексте. Нацелен на все новые технологии, появляющиеся на рынках.
В этом случае внедрение системы сэд не отнимет у вас работу, а, скорее, улучшит ее. Ведь программа выполняет эти простые и утомительные функции, не требующие творческой работы. Внедрение автоматизации может предложить более привлекательные возможности карьерного роста для сотрудников, которые могут сосредоточиться на более сложных проектах.
Резюме
Системы управления электронным контентом имеют практически те же преимущества: они экономят время и деньги, улучшают работу сотрудников, помогают систематизировать документы и многое другое. Любой из их недостатков скорее связан с их технической или программной проблемой. Однако этот рынок развивается, и он научился прислушиваться к пользователям, что, безусловно, оптимистично.